– ENTREPRISE –
nos solutions
L’accueil téléphonique c’est quoi ?
Nous gérons vos appels du lundi au vendredi de 7h30 à 19h00 et le samedi de 7h30 à 11h00.
Dans ce volume horaire, le client est libre de faire le transfert d’appels en fonction de ses besoins :
- entre midi et 14h
- le soir après le départ de la secrétaire ou la personne en charge de l’accueil téléphonique
- lors des absences de la standardiste
- à tous moments, pour quelques minutes, quelques heures ou tout le temps
Accueillir les appels entrants
La première mission de Standphone centre d’accueil téléphonique : accueillir tous les appels entrants avec professionnalisme.
Le sourire est présent en toutes circonstances.
Les appels téléphoniques sont accueillis en français et en anglais.
Identifier l’appelant
Selon les critères définis par le client lors de la mise en place de sa permanence téléphonique, les télésecrétaires de Standphone renseignent une fiche contact.
Cette fiche contact peut être composée d’informations très variées comme : le nom, le prénom, la société, l’adresse postale, la ou les adresses mails, le ou les numéros de téléphone, …
Qualifier l’appel client / renseigner l’appelant
La mission de la télé-secrétaire diffère en fonction de ce que souhaite le client :
- renseignement de l’appelant : l’agent d’accueil informe la personne en ligne, en suivant la procédure transmise par le client.
- passage d’appel / transfert d’appel : en fonction de la procédure, des instructions, l’agent tente de joindre le collaborateur demandé pour lui transmettre l’appel.
- prise d’un message : l’appelant désire parler à une personne indisponible ou qui souhaite ne pas être dérangée. Le personnel d’accueil téléphonique prend un message détaillé.
- quelque soit votre besoin, Standphone est capable d’adapter son accueil téléphonique d’entreprise.
Compte rendu de l’appel
La dernière mission de votre permanence téléphonique : retranscrire au mieux ce qui s’est passé durant l’appel dans un message clair et sans faute d’orthographe.
Le message peut être adressé sous différentes formes :
- Email : ce mode de communication universel, gratuit, illimité, est le plus utilisé dans notre centre d’appels.
- Sms : en déplacement, sans accès à votre messagerie ou pour de la gestion d’urgence, le sms reste le support d’avertissement le plus adapté.
- Extranet : via une interface dédiée à chacun de ses utilisateurs, les messages sont consultables en direct et à toute heure.
- Application client : l’agent d’accueil saisit le message directement dans le système informatique du client.
- Fax : de moins en moins utilisé, il trouve son utilité dans les lieux coupés d’internet.
Vous êtes une TPE
En déplacement, vous transférez vos appels sur votre mobile. Ce n’est pas toujours pratique, et ne diffuse pas vraiment une image très professionnelle.
Vous êtes collaborateur dans une entreprise
En cas d’absence ou d’occupation, votre messagerie prend le relais mais vos interlocuteurs n’aiment pas laisser de messages.
Votre standardiste fait 35 heures et ne couvre pas l’amplitude horaire de votre entreprise
Vous désirez étendre la plage horaire d’accueil téléphonique mais sans embaucher.
Externalisation de standard : conservez le service de votre standardiste même en son absence de façon occasionnelle ou permanente (pause déjeuner, RTT, ou congés)
- Vos appels seront accueillis, identifiés puis transférés à vos collaborateurs sur leur poste en fonction de l’annuaire interne, de règles préétablies ou suivant des consignes ponctuelles.
- En l’absence de l’interlocuteur ou sans désignation nominative de collaborateur, la secrétaire identifiera qui peut fournir l’information demandée en consultant la base de connaissances, ou à défaut, répondra elle-même à l’aide d’un script constitué au préalable.
- Un message comportant l’identification du correspondant, le motif de l’appel et l’action effectuée sera saisi.
Vous recevez vos appels par vagues
Résultat, parfois votre standardiste n’a rien à faire, puis elle est débordée et vos clients se plaignent de l’attente.
Gestion de débordement d’appels
Standphone met tout en place pour gérer vos appels en débordement, sur occupation ou non réponse : nous répondons à tous les appels que votre structure ne peut absorber. L’intégralité des appels qui vous sont destinés sont donc pris en charge !
L’externalisation totale ou partielle de votre standard en relève (après sa fermeture) ou en débordement.
Que vous soyez une entreprise ou un cabinet composé de 5 personnes ou de 1000, nous disposons de votre organigramme complet et d’un logiciel de recherche d’un collaborateur par nom, prénom, fonction, service, mot clé, téléphone. Nous orientons vos correspondants vers le bon service ou le bon interlocuteur. Nous apportons des renseignements de premier niveau : renseignements administratifs, demande de stage, recherche d’emploi, démarchage.
Ainsi, votre accueil téléphonique sera assuré à toute heure.
Votre assistante gère l’accueil téléphonique en plus de ses fonctions habituelles
Son travail est perturbé par les appels, son stress augmente et sa productivité s’en ressent.
Votre service commercial ne peut accueillir tous les appels téléphoniques
Vous perdez des ventes mais, en ces temps de crise, embaucher est trop dangereux. Comment adapter votre force commerciale aux flux d’activités ?
Votre site web est de mieux en mieux référencé
Vous recevez de plus en plus d’appels d’internautes intéressés, mais vous n’êtes pas toujours disponible pour les accueillir. L’idéal serait d’avoir une équipe commerciale formée à votre métier, mais payée uniquement quand il y a des appels.
Votre support technique est composé de techniciens compétents
Mais 80% des appels qu’ils reçoivent sont basiques et les empêchent de faire leur vrai travail. Comment les soulager et rentabiliser enfin ce service ?
Votre service consommateur génère trop peu de travail pour occuper une personne
Difficile de s’organiser pour gérer cette activité. Et pourtant, impossible de ne pas répondre aux demandes de vos clients. Comment externaliser votre service consommateur en toute confiance ?
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